Come organizzare gli ospiti del matrimonio che vengono da lontano
3 step da rispettare per organizzare gli ospiti del matrimonio che vengono da lontano e accoglierli nel migliore dei modi.
Il giorno del sì è in arrivo, tutto è pronto, i dettagli sono perfetti, mancano solo… gli invitati 😉 Grazie alla semplicità con cui viaggiamo in tutto il mondo, sempre più coppie si innamorano e vivono lontano dalla casa nella quale sono cresciute, dalla loro famiglia o dagli amici più cari. Non è raro, quindi, che gli sposi di oggi si trovino davanti alla necessità di organizzare gli ospiti del matrimonio che vengono da lontano.
Chi paga l’albergo? E il viaggio? Quanto dura la «trasferta»? Quanto tempo prima confermare la location per il pernottamento? Sono solo alcune delle domande più frequenti alle quali proveremo a rispondere proponendo 3 step di pianificazione.
–> Scopri anche come gestire un matrimonio con molti invitati!
3 passi per rendere piacevole il soggiorno
agli invitati che vengono da lontano
Passo 1: prevedi una parte di budget per ospitare i tuoi invitati
Il bon ton della tradizione vorrebbe che fossero gli sposi a pagare interamente sia il viaggio sia il pernottamento degli invitati che arrivano da lontano. Tuttavia, le tendenze più attuali lasciano molta più libertà di scelta. In quest’ultimo caso, però, bisogna fare i conti con il fatto che non tutti potranno permettersi di accettare l’invito e dovranno fare a meno di partecipare al grande evento.
Qualsiasi sia la scelta più adatta alle proprie disponibilità, è buona norma specificare negli inviti se si prevede di ospitare e di «sponsorizzare» chi arriva da lontano oppure no. Se si sceglie la seconda opzione, bisogna almeno consigliare alcune buone sistemazioni nei dintorni.
Un’altra ipotesi prevede che gli sposi paghino solo il viaggio e lascino invece i dettagli sul pernottamento alla discrezione degli invitati.
Passo 2: organizzati per accogliere gli ospiti prima e dopo il matrimonio
Di norma, la «trasferta» degli invitati dura almeno 3 giorni: quello dell’arrivo, il giorno del matrimonio e il successivo per la partenza. Se l’arrivo è previsto ad esempio per la sera prima del matrimonio, organizza un piccolo ritrovo collettivo all’aeroporto o alla stazione ferroviaria e, dopo le sistemazioni in albergo, accompagna i tuoi ospiti a cena in un locale comodo da raggiungere.
Per il giorno della partenza, invece, puoi lasciare che i tuoi ospiti si organizzino tranquillamente con i loro tempi e con le loro forze: dopo i festeggiamenti del giorno precedente, apprezzeranno senz’altro dormire un po’ più a lungo.
Passo 3: occupati personalmente delle prenotazioni
Se si sceglie di sponsorizzare i propri invitati pagando loro il pernottamento è fondamentale assicurarsi che ogni dettaglio venga pianificato con anticipo, a partire dalle conferme di partecipazione. È bene quindi contattare l’albergo scelto e gli eventuali transfer informandosi sulle tempistiche necessarie per comunicare il numero definitivo di ospiti e di stanze necessarie.
Almeno un mese prima del matrimonio, consigliamo di comunicare nuovamente i dettagli del viaggio e della sistemazione a tutti gli invitati che vengono da lontano, attraverso un biglietto da inviare via posta oppure un messaggio digitale.
